REGULAMIN
VII Krajowych Dni Pola
XIII Ogólnopolskiej Wystawy Bydła Hodowlanego
XXXII Regionalnej Wystawy Zwierząt Hodowlanych 
SZEPIETOWO 2026
19-21.06.2026 r.

 

 

I. Informacje ogólne.

 

  1. Organizatorem VII Krajowych Dni Pola, XIII Ogólnopolskiej Wystawy Bydła Hodowlanego, XXXII Regionalnej Wystawy Zwierząt Hodowlanych jest Podlaski Ośrodek Doradztwa Rolniczego w Szepietowie wspomagany pracami Komitetu Organizacyjnego, zwany dalej Organizatorem.
  2. Miejsce - Tereny Wystawowe „AGROARENA” i tereny przyległe znajdujące się w PODR Szepietowo. Czas trwania wystawy w dniach 19-21 czerwca 2026 r. w godz. 800 - 1600
  3. W związku z zaistniałą sytuacją międzynarodową lub zagrożeniem epidemiologicznym Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania VII Krajowych Dni Pola, XIII Ogólnopolskiej Wystawy Bydła Hodowlanego, XXXII Regionalnej Wystawy Zwierząt Hodowlanych nie później niż 14 dni przed planowaną datą imprezy. W przypadku wprowadzenia obostrzeń lub innych niezależnych od Organizatora zdarzeń powyższy termin może ulec zmianie. 
  4. Wstęp na Tereny Wystawowe podczas wystawy dla osób zwiedzających jest bezpłatny.
  5. Warunki uczestnictwa w VII Krajowych Dniach Pola, XIII Ogólnopolskiej Wystawie Bydła Hodowlanego XXXII Regionalnej Wystawie Zwierząt Hodowlanych określa Regulamin dla Wystawców oraz Regulamin dla Wystawców prezentujących zwierzęta w konkursie i poza konkursem.
  6. Organizator informuje o zamiarze filmowania i wykonywania fotografii podczas trwania Targów. Zwiedzający wraz ze wstępem na tereny wystawowe wyrażają zgodę Podlaskiemu Ośrodkowi Doradztwa Rolniczego w Szepietowie, Szepietowo Wawrzyńce 64, 18-210 Szepietowo na utrwalanie ich wizerunku oraz na wykorzystywanie ich wizerunku utrwalonego na zdjęciach, filmach i nagraniach wykonanych w ramach prowadzenia działalności doradczej, w tym na obrót egzemplarzami, na których utrwalono ten wizerunek, oraz na zwielokrotnianie wizerunku wszelkimi dostępnymi aktualnie technikami i metodami, rozpowszechnianie oraz publikowanie, także wraz z wizerunkami innych osób utrwalonymi w ramach prowadzenia działalności doradczej, na stronie internetowej PODR Szepietowo www.odr.pl, w mediach społecznościowych administrowanych przez PODR w Szepietowie, w wydawnictwach, materiałach promocyjnych i informacyjnych PODR Szepietowo w celach reklamowych, promocyjnych, marketingowych i informacyjnych związanych z prowadzoną działalnością.

 

 

II. Warunki uczestnictwa.

 

  1. Warunkiem uczestnictwa w VII Krajowych Dniach Pola, XIII Ogólnopolskiej Wystawie Bydła Hodowlanego, XXXII Regionalnej Wystawie Zwierząt Hodowlanych jest dostarczenie do dnia 25.05.2026 r. Organizatorowi Wystawy wypełnionej i podpisanej: 
    • Karty Zgłoszenia Uczestnictwa
    • Kopii dowodu wpłaty, z zastrzeżeniem pkt.2 Rozdz. III. 
  2. Warunkiem uczestnictwa w VII Krajowych Dniach Pola, XIII Ogólnopolskiej Wystawie Bydła Hodowlanego XXXII Regionalnej Wystawie Zwierząt Hodowlanych jest niezaleganie z jakimikolwiek płatnościami na rzecz PODR w tym za poprzednie imprezy targowo – wystawiennicze organizowane przez PODR.

 

 

III. Opłaty za uczestnictwo, terminy płatności oraz warunki odstąpienia od umowy.

 

  1. Wysokość opłat za stoisko oraz dodatkowe usługi określa cennik usług PODR, na podstawie, którego opracowano Kartę Zgłoszenia Uczestnictwa.
  2. W przypadku dokonania wpłaty po 19.06.2026 r. kwota będzie zwiększona o 10% wartości. Zwiększenie wartości wpłaty nie dotyczy Sponsora Generalnego, Sponsora Strategicznego, Sponsora Głównego oraz Sponsora Branżowego. 
  3. Wpłaty należy dokonać na konto:
    • PODR Szepietowo BGK w Białymstoku nr: 35 1130 1059 0017 3415 5620 0004
  4. W przypadku uregulowania zapłaty przelewem, zamawiający otrzyma fakturę wystawioną z datą wpływu środków pieniężnych na konto.
  5. Uregulowanie pełnej należności jest warunkiem udostępnienia powierzchni wystawowej.
  6. Złożenie rezygnacji przez Wystawcę: 
    • Organizator VII Krajowych Dni Pola, XIII Ogólnopolskiej Wystawy Bydła Hodowlanego, XXXII Regionalnej Wystawy Zwierząt Hodowlanych, nie dokona zwrotu środków pieniężnych wniesionych przez Wystawcę na poczet uczestnictwa w „Wystawie” jeżeli zgłoszenie o rezygnacji uczestnictwa w „Wystawie” zostanie dostarczone po 25.05.2026 r. (decyduje data wpływu).
  7. Rezygnacja z udziału w „Wystawie” wymaga formy pisemnej (dopuszczalne jest pismo, lub e-mail).
  8. Brak rezygnacji z udziału w terminie do 25.06.2026 r. upoważnia PODR do dochodzenia opłaty za zamówione stoiska od Wystawcy.

 

 

IV. Urządzenie stoisk, warunki bezpieczeństwa, odpowiedzialność.

 

  1. Rozmieszczenia stoisk na Terenach Wystawowych dokonuje Organizator „Wystawy”. O numerze stoiska na terenach wystawowych decyduje Organizator.
  2. Organizator oddaje Wystawcy do dyspozycji powierzchnię wystawową 2 dni przed otwarciem „Wystawy” tj. 17.06.2026 r. w godz. 800 – 2200.
  3. Urządzanie stoiska przez Wystawcę musi być zakończone do godz. 800 w dniu 19 czerwca 2026 r.
  4. Transport, rozładunek i załadunek Wystawca lub działających w jego imieniu Dostawca wykonuje we własnym zakresie.
  5. W czasie zwiedzania ciągi komunikacyjne nie mogą być zastawiane przez środki transportu Wystawcy lub działającego w jego imieniu dostawców. Wszystkie środki transportowe po rozładowaniu elementów wyposażenia stoisk należy odprowadzić na parkingi wyznaczone specjalnie w tym celu przez Organizatora. Zabronione jest parkowanie pojazdów należących do obsługi stoiska przy jego granicach oraz poruszania się nimi po terenach wystawowych w godz. 800 – 1600 w dniach 19 - 21.06.2026 r. W przypadku naruszenia tego zakazu Organizator obciąży Wystawcę karą umowną wysokości 1600,00 zł brutto za zajmowane dodatkowo stoisko, (za każdy dzień wystawy) po udokumentowaniu tego faktu fotografią.
  6. Utrzymanie czystości na stoisku w trakcie wystawy jest obowiązkiem Wystawcy. Organizator zapewnia sprzątnięcie ciągów komunikacyjnych oraz wywóz śmieci.
  7. Wystawcy nie mogą zmieniać numeracji stoisk, łączyć stoisk, zwiększać ich powierzchni poza wyznaczony obręb lub też udostępniać ich pod wystawcom, bez zgody Organizatora.
  8. W ramach opłaty za stoisko, Organizator „Wystawy” zapewnia:
    • wizytówkę firmy w elektronicznym Katalogu Wystawców o wymiarach 60x90 mm. W tym celu należy wypełnić i dostarczyć do dnia 15.05.2026 r. druk bezpłatnego wpisu do elektronicznego Katalogu Wystawców,
    • nadzór porządkowy terenów wystawowych w dniach 18/19 czerwca, 19/20 czerwca, 20/21 czerwca, 21/22 czerwca, 2026 r. w godzinach 1900 – 700,
    • udostępnienie bezpłatne rampy rozładunkowej oraz ładowarki. Ładowarka będzie dostępna 16-18.06.2026 r (wtorek - czwartek) w godz. 8.00-18.00, 21.06.2026 r (niedziela) w godz. 16.00-21.00, 22.06.2026 r. (poniedziałek) w godz. 8.00 - 16.00. Udźwig ładowarki teleskopowej do 3,5 t.
    • jedną bezpłatną „Kartę Wjazdową” na parking dla firmy prezentującej się na Wystawie.
      Uwaga! „Kartę Wjazdową” należy umieścić za przednią szybą pojazdu w widocznym miejscu. Brak „Karty Wjazdowej” spowoduje skierowanie pojazdu przez służby porządkowe na parking dla zwiedzających. Po wpływie opłaty za stoisko, do każdej z firm przesłana będzie „Karta Wjazdowa” (razem z fakturą),
    • możliwość bezpłatnego ustawienia we własnym zakresie masztu lub banera na stoisku. Umieszczanie reklam poza wykupionym stoiskiem możliwe jest w miejscach wyznaczonych wyłącznie przez Organizatora (ring, place, ciągi komunikacyjne, wnętrza budynków), po dokonaniu opłaty zgodnie 
      z cennikiem PODR
  9. Organizator nie ponosi jakiejkolwiek odpowiedzialności za mienie pozostawione na stoisku wystawowym, na Terenach Wystawowych oraz parkingu podczas trwania „Wystawy” a także za pogorszenie się ich stanu 
    z powodu niesprzyjających warunków atmosferycznych.
  10. Organizator nie ponosi jakiejkolwiek odpowiedzialności za pogorszenie się warunków na stoiskach wystawowych spowodowanych niekorzystnymi warunkami atmosferycznymi, a co za tym idzie wystawca nie może zgłaszać reklamacji i roszczeń z tym związanych.
  11. W celu zapewnienia indywidualnej ochrony mienia pozostawionego na stoisku, Organizator udostępni Wystawcom kontakt z koncesjonowaną firmą ochroniarską w celu podpisania umowy zlecającej ochronę. Koszty zawarcia umowy ponosi Wystawca. Potrzeby w tym zakresie należy zgłaszać do Biura Organizacyjnego Targów (tel. 86 275 89 44).
  12. Organizator nie zapewnia na wszystkich stoiskach Wystawowych energii elektrycznej spowodowanej awarią. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za przerwy w dostawie energii elektrycznej. Uzgodnione zasilanie energią elektryczną (220V) w godzinach od 8.00 do 16.00 19-21 czerwca 2026 r. realizowane jest po dokonaniu opłaty zgodnie z cennikiem PODR.
  13. Organizator nie zapewnia przedłużaczy w celu przyłączenia stoisk do energii elektrycznej.
  14. Za urządzenie i likwidację stoiska odpowiada Wystawca.
  15. Wszelka działalność sprzeczna z zasadami obowiązującymi na Terenach Wystawowych określonych w niniejszym regulaminie jest niedozwolona. Organizator nie ponosi jakiejkolwiek odpowiedzialności z tytułu poniesionych przez Wystawców strat.
  16. Wypełnienie i podpisanie Karty Zgłoszenia Uczestnictwa jest formą zawarcia umowy z Organizatorem na świadczenie usług określonych Kartą Zgłoszenia, a także jednoczesną formą zaakceptowania warunków regulaminu „Wystawy”.  
  17. Wystawca i zwiedzający zobowiązani są do bezwzględnego przestrzegania przepisów i zasad bhp i ppoż. obowiązujących na „AGROARENIE” Podlaskiego Ośrodka Doradztwa Rolniczego w Szepietowie. Zasady te dostępne są na oficjalnej stronie internatowej PODR (http://www.odr.pl) oraz na tablicy ogłoszeń umieszczonej na Terenach Wystawowych PODR. 

 

 

V. Udział w konkursach

  

  1. Wystawcy biorą udział w konkursach organizowanych przez PODR Szepietowo w trakcie trwania VII Krajowych Dni Pola, XIII Ogólnopolskiej Wystawy Bydła Hodowlanego, XXXII Regionalnej Wystawy Zwierząt Hodowlanych.
  2. Organizacja innych niż opisane w ust. 1 powyżej konkursów, plebiscytów i loterii na terenach Wystawowych Podlaskiego Ośrodka Doradztwa Rolniczego w Szepietowie musi być zgłoszona Organizatorowi w formie pisemnej do dnia 25.05.2026 r.
  3. Na organizację konkursów, plebiscytów i loterii na Terenach Wystawowych Podlaskiego Ośrodka Doradztwa Rolniczego w Szepietowie o których mowa w ust. 2 powyżej należy uzyskać zgodę Organizatora.

 

 

VI. Zapewnienie bezpieczeństwa w związku z COVID

  

Zgodnie z obowiązującymi na dany dzień przepisami ogłoszonymi przez Główny Inspektorat Sanitarny (GIS)

 

 

VII. Informacja o przetwarzaniu danych

  

W związku z art. 13 ust. 1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych):

  1. administratorem danych osobowych jest PODR Szepietowo, z siedzibą w: Szepietowo Wawrzyńce 64, 18-210 Szepietowo; tel. 86 275 8910
  2. kontakt z Inspektorem Ochrony Danych w PODR Szepietowo możliwy jest za pomocą adresu e-mail: edeptula@odr-szepietowo.pl
  3. dane osobowe mogą być przetwarzane w celach:
    a) organizacji, przeprowadzenia i rozliczenia targów zgodnie z regulaminem, sprzedaży i realizacji usług odpłatnych, spełnienia wymogów prawnych związanych ze sprzedażą usług na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b, c ,e oraz f (zapewnienie właściwej jakości usług i zarządzania realizacją usług, prowadzenie rozliczeń z klientami i dochodzenie rozliczeń z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej, marketing bezpośredni własnych produktów lub usług) ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. 
    b) zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia w obszarze objętym monitoringiem na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.
  4. odbiorcą danych osobowych mogą być:
    a) podmioty upoważnione na podstawie przepisów prawa
    b) dane w postaci wizerunku mogą zostać upublicznione na stronie internetowej PODR Szepietowo (www.odr.pl), w mediach społecznościowych administrowanych przez PODR Szepietowo, w wydawnictwach, materiałach promocyjnych i informacyjnych PODR Szepietowo po uzyskaniu zgody osoby, której dane dotyczą
  5. Administrator danych nie przekazuje danych poza teren Polski/ UE/ Europejskiego Obszaru Gospodarczego z zastrzeżeniem ponadnarodowego charakteru przepływu danych w ramach serwisu Facebook z zastosowaniem stosowanych przez Facebook klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską i decyzji Komisji Europejskiej stwierdzających odpowiedni stopień ochrony danych w odniesieniu do określonych krajów zgodnie z zasadami określonymi przez Facebook pod adresem https://www.facebook.com/about/privacy
  6. Administrator może przenieść na inne podmioty prawo do korzystania z wizerunku w celu promocji realizowanych działań
  7. dane osobowe będą przechowywane w zależności od celu przetwarzania:
    a) przez okres określony w Jednolitym Rzeczowym Wykazie Akt obowiązującym w PODR Szepietowo zgodnie z przepisami prawa
    b) w przypadku nagrań monitoringu wizyjnego do 4 lub 25 dni, po czym nagrania będą zastępowane danymi aktualnymi, chyba, że zajdzie uzasadniona konieczność przechowywania zapisu z monitoringu dla celów dowodowych w zakresie postępowania przygotowawczego prowadzonego przez stosowne organy
    c) w przypadku nagrań monitoringu wizyjnego do 4 lub 25 dni, po czym nagrania będą zastępowane danymi aktualnymi, chyba, że zajdzie uzasadniona konieczność przechowywania zapisu z monitoringu dla celów dowodowych w zakresie postępowania przygotowawczego prowadzonego przez stosowne organy
  8. osobie, której dane są przetwarzane przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo do ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, 
  9. osobie, której dane są przetwarzane przysługuje prawo wniesienia skargi do UODO, gdy uzasadnione jest, że dane osobowe przetwarzane są przez administratora niezgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.
  10. podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże w przypadku ich niepodania realizacja usługi nie będzie możliwa.